Comment créer une adresse mail professionnelle : le guide

Avant d’ouvrir les mails, la grande majorité des gens regarde d’abord le nom de l’adresse email de l’expéditeur. Une fois que tu as créé ton entreprise et amorcé (ou non) la création d’un site Web professionnel, la problématique des emails est généralement celle qui suit immédiatement. Pourquoi ? Tu en auras besoin pour envoyer des emails à tes premiers clients, tes premiers prospects, tes connaissances, etc. La bonne gestion d’une activité professionnelle nécessite d’instaurer une crédibilité autour de cette activité. Aujourd’hui, le bon développement de ton business passe aussi par la création d’une adresse email professionnelle.

Voici un tuto concis et simple pour créer une adresse mail professionnelle en quelques clics avec ton propre nom de domaine. En bonus, quelques astuces pratiques autour de la création d’une adresse mail professionnelle et la gestion efficace de ton courrier électronique.

Une adresse mail professionnelle : qu’est-ce que c’est concrètement ?

Créer un mail professionnel, c’est se servir du nom de son entreprise comme adresse électronique. Par exemple : Antoine@mon-entreprise.com ou Françoise@mon-entreprise.com. 

L’adresse internet de ton entreprise correspond au nom de domaine de ton site internet. Il te permet de créer une adresse mail crédible aux yeux des utilisateurs, à la fois professionnelle et personnalisée. Ces adresses sont en effet très faciles à retenir. Elles permettent aux destinataires de tes mails de vite deviner à qui ils ont affaire.

Évidemment, cela ne garantira pas ton succès sur le web et ça ne fera pas tout. Mais une chose est certaine, c’est que c’est déjà un bon début en matière de crédibilité. Le simple fait d’avoir une adresse mail professionnelle te permettra de devenir un expéditeur apprécié et surtout, d’envoyer des emails personnalisés à toutes les parties prenantes de ton entreprise (clients, prospects, collaborateurs, etc.).  

Les raisons fondamentales d’avoir son adresse mail professionnelle

À l’heure actuelle, créer un email d’entreprise est non seulement utile, mais nécessaire pour la bonne marche de tes activités. Pourquoi ? Avoir un mail pro offre des avantages insoupçonnés qui, lorsque ton entreprise prendra de l’ampleur, te feront te remercier a posteriori de ta décision, crois moi ! 

Avoir une boîte mail professionnelle, c’est :

Augmenter la crédibilité de ta marque

Ton adresse électronique est directement reliée à ton activité et à ton entreprise. Elle est répertoriée comme pro. Tu renforces ainsi ton image de marque et ton autorité, car les  utilisateurs ont une meilleure image de toi.

Promouvoir ta marque et ton site web

Tu cherches une solution pour promouvoir efficacement ton entreprise, ton site web ou ta marque ? Les mails constituent un moyen de diffusion redoutable. Il s’agit d’un élément de communication incontournable et rentable.

En créant des newsletters ou en faisant de l’emailing depuis un nom de domaine professionnel, tu graves ainsi l’identité de ton entreprise dans la messagerie des utilisateurs.

D’ailleurs, tes mails pourraient aussi renvoyer directement à ton site internet. C’est une façon de créer plusieurs portes d’entrée vers ta plateforme digitale : un potentiel de trafic considérable !

Toucher réellement les utilisateurs (et ne pas tomber en SPAM)

À l’instar de Gmail, certaines solutions de messagerie sont très vigilantes en ce qui concerne les arnaques par mail et les courriers indésirables. Les adresses qui n’ont pas l’air professionnelles finissent généralement leur trajet dans les spams de l’utilisateur, sans que celui-ci ait pu y jeter un coup d’œil (oups !).

Pratique dans la majorité des cas, cette fonctionnalité peut aussi pénaliser ta stratégie de communication et ton entreprise. Une adresse mail professionnelle permet d’atteindre réellement les utilisateurs en contrant cette barrière.

Unifier ton équipe 

Toute l’équipe est réunie sous le même étendard : un format d’adresse mail unique. L’environnement professionnel que tu construis sera non seulement cohérent, mais identifiable par toute ton équipe même si tu es solopreneur au début (c’est important de penser à l’avenir !).

Se garantir de bien séparer vie professionnelle et vie privée

C’est possible de vite voir s’effriter la frontière entre la maison et le bureau quand on est freelance. Même en étant autoentrepreneur, il est recommandé de créer une boîte mail professionnelle pour se déconnecter de son travail et réduire le stress. La limite entre la maison et le bureau apparaît plus claire quand tu as une boîte mail pro.

Gérer au mieux tes courriers

En fonction de tes besoins (accueil d’un stagiaire, recrutement d’un freelance, etc.), il sera très facile de détruire ou d’ajouter une adresse mail pro.

Maintenir son adresse mail, peu importe le fournisseur

Tu conserveras ton adresse même après avoir changé de fournisseur. C’est d’ailleurs l’un des gros avantages de créer une adresse mail professionnelle depuis son propre nom de domaine. Cela peut t’être particulièrement utile si tu es micro entrepreneur.

Certes, tu n’as pas forcément besoin d’un espace de stockage de mails polyvalent et très large, mais cela va rapidement changer quand ton activité prendra de l’ampleur. La capacité de stockage qui aujourd’hui est suffisant ne le sera certainement plus à partir de ce moment-là. Tu pourras alors changer aisément de solution de messagerie ou de fournisseur sans avoir nécessairement à effectuer une redirection ou prévenir tout ton carnet d’adresses.

Quels sont les prérequis pour créer une adresse mail professionnelle ?

Pour obtenir ton adresse mail pro, tu auras besoin avant toute chose d’un nom de domaine. 

Tu n’en as pas encore ? Ce n’est pas un souci ! Tu vas pouvoir en commander une en amont (même si tu n’as pas encore de site web)

Et plus tard, lorsque tu souhaiteras créer ton site web pro, tu pourras utiliser l’un des templates de sites Template Market que tu pourras ensuite personnaliser pour créer un site web professionnel.

Mais dans un premier temps, il te suffit juste de trouver un bon hébergeur et l’associer à un nom de domaine. 

Sinon, tu peux également en réserver un directement avec ton adresse gmail via Google Domaine ou encore via l’offre mails d’Infomaniak. C’est facile et très peu cher.

Tout le monde peut créer son adresse mail professionnelle. Les boîtes mail pro assurent une réception fiable. L’envoi et la consultation des emails peuvent se faire via une solution email en ligne comme la webmail d’Infomaniak directement ou encore Spark Mail (le logiciel que j’utilise), ou n’importe lequel des services permettant l’importation des emails d’un autre compte par SMTP/IMAP/ POP.

Mes conseils pour créer un mail email professionnel

Voici quelques conseils pratiques maintenant que tu connais tous les fondamentaux autour de la création de mail professionnel gratuit.

Le choix de l’adresse email professionnelle

Il faut d’abord bien sélectionner un nom de domaine ayant rapport avec ton domaine d’activité afin de bien choisir ton adresse mail d’entreprise. On préférera une adresse sans caractères spéciaux et incluant la localisation éventuellement. Généralement, on choisit une adresse au format : contact@nom-d-entreprise.com. Pour un email professionnel du meilleur effet, tu peux appliquer les mini-règles suivantes :

• Court ;
• Explicite et pertinent ;
• Facile à se remémorer ;
• Avec des tirets ou des points pour séparer les mots.

Petite astuce complémentaire

Certaines entreprises choisissent parfois un nom de domaine dont les mots sont tous collés ensemble. C’est souvent pour gagner en esthétisme et en longueur. Tu souhaites suivre cette tendance ? Veille simplement à ce que le nom de ton entreprise reste lisible et clair. Assure-toi de ne pas former un nouveau mot.

Te voilà bientôt propriétaire de ta ou tes adresses mail d’entreprise. C’est l’occasion idéale pour donner un nouveau coup de boost à ton site web !

Créer une adresse mail professionnelle : la procédure

Ce guide t’explique en détail les étapes à suivre pour créer une adresse mail d’entreprise depuis le Service Mail Infomaniak : la solution sécurisée et performante pour héberger tes adresses mail.

Conditions préalables

Pour créer une adresse mail d’entreprise avec le Service Mail Infomaniak, tu dois d’abord :

• Avoir un “Service Mail” sur ton Manager Infomaniak ;
• Commander (si nécessaire) un quota d’adresses libres ou en avoir à disposition ;
• Te connecter depuis un navigateur Web comme Edge ou Brave, au Manager Infomaniak ;
• Cliquer sur l’icône  à droite en haut de l’interface ;
• Sélectionner “Service Mail” dans “univers Outils collaboratifs” ;
• Dans le tableau qui s’affiche, cliquer sur le nom de l’objet concerné ;
• Cliquer à droite en haut sur le caddie.

Créer son adresse mail pro

Si tu n’as pas encore utilisé toutes les adresses mail à disposition ou si tu n’as pas encore ajouté d’adresse mail à ton Service Mail :

• Connecte-toi au Manager Infomaniak depuis un navigateur Web comme Edge ou Brave ;
•  Clique sur l’icône  à droite en haut de l’interface ;
•  Sélectionne “Service Mail” dans “univers Outils collaboratifs” ;
• Dans le tableau qui s’affiche, clique sur le nom de l’objet concerné ;
• Clique ensuite sur le bouton bleu “Créer une adresse mail” situé à droite en haut.

Étape par étape, tu seras guidé par un assistant pour la création de ton adresse mail. Saisis l’adresse mail souhaitée (seulement ce qui vient avant l’arobase). Il peut s’agir de ton prénom par exemple. Les éventuels alias sont visibles en survolant et le nom de domaine est déjà spécifié. Clique sur “Continuer”. En fonction de l’usage prévu, tu auras à choisir l’utilisateur concerné par la création du mail professionnel.

Un mail pro pour toi-même

Si c’est le cas, un mot de passe sécurisé te sera demandé par l’assistant. L’adresse mail sera ensuite créée et directement ajoutée dans ton Mail Infomaniak. Accessible depuis l’icône située à droite en haut de l’écran, il est immédiatement disponible pour fonctionner sur n’importe quelle application ou logiciel de messagerie.

Pour une ou plusieurs personnes

Dans ce schéma, l’assistant te propose de continuer sans invitation (lien bleu en dessous) ou de continuer (bouton bleu à droite en bas). Ici, l’ajout automatique à ton Webmail ne fera plus partie des différentes étapes.

Tu dois indiquer l’utilisateur à qui l’adresse mail est destinée si tu cliques sur le bouton bleu Continuer. Tu peux indiquer une adresse mail d’un utilisateur externe ou le nom de l’utilisateur déjà existant dans ton organisation. Pour ajouter plusieurs utilisateurs (qui s’afficheront dans un tableau), il suffit de répéter l’opération.

Au cas où tu aurais ajouté un seul utilisateur externe, il faudra choisir la façon dont celui-ci devra se connecter pour utiliser l’email. Cela conditionnera l’affichage du mot de passe ou non. Il est possible de spécifier les permissions des utilisateurs (comme la permission de modifier le mot de passe par la suite). Clique sur “Continuer”. Un mot de passe sécurisé automatiquement généré peut s’afficher en fonction de ce que tu auras fait comme choix. 

Chacun des utilisateurs mentionnés recevra un email les invitant à se connecter auprès d’Infomaniak et les informant de la création de l’adresse mail. Depuis ton Service Mail, tu pourras à tout moment modifier les permissions de l’utilisateur.

Avoir une adresse mail professionnelle est indispensable aujourd’hui quand on souhaite donner une certaine ampleur à ses activités d’entreprise ou connecter les utilisateurs à sa marque.

Une adresse mail pro permet d’augmenter la crédibilité de la marque, promouvoir son entreprise et son site web, toucher réellement les utilisateurs, unifier son équipe, garantir de bien séparer vie professionnelle et vie privée, gérer au mieux ses courriers. Bref, tu l’auras compris, c’est un élément indispensable à la gestion des activités (marketing, communication, etc.) de l’entreprise.